Définitions, meilleures pratiques et astuces de rédaction
Certaines organisations l’intitulent « code d’éthique », d’autres, « code de conduite » ou « code de bonne conduite »; quelques-unes encore le désignent sous le nom de « code d’éthique et de conduite » ou de « code d’éthique et de déontologie ».
Comment choisir la bonne appellation pour ce document au sein de son organisation? Comment s’assurer de bien le rédiger?
Voici quelques explications et astuces.
Définitions
Selon l’Office québécois de la langue française (OQLF), l’expression « code d’éthique » désigne un texte énonçant les valeurs et les principes à connotation morale ou civique auxquels adhère une organisation et qui servent de guide à un individu ou à un groupe afin de l’aider à juger de la justesse de ses comportements.
Toujours selon l’OQLF, le terme « code de conduite » serait confondu avec « code d’éthique » et « code de déontologie ». Le « code de conduite » désigne plus particulièrement un ensemble de règles écrites qu’un organisme ou une entreprise s’engage à observer et qui régissent la conduite de son personnel et de ses dirigeantes et dirigeants.
Le « code de déontologie » est, quant à lui, un texte réglementaire énonçant les règles de conduite professionnelle qui régissent l’exercice d’une profession ou d’une fonction et faisant état des devoirs, obligations et responsabilités auxquelles sont soumis celles et ceux qui l’exercent (médecins, avocates et avocats, policières et policiers, juges, etc.).
Ces définitions sont certes utiles, mais ne perdons pas de vue ici que l’essentiel réside dans la volonté marquée d’une organisation de se doter et d’encourager son personnel, ses fournisseurs, partenaires et tierces parties à adhérer à ses principes et valeurs dans la conduite de leurs activités.
Que vous désigniez votre document consacré à l’éthique et à la conformité « code d’éthique », « code de conduite » ou encore « politique éthique », l’important est de revenir à l’objectif essentiel : établir les bases d’une culture éthique au sein de votre organisation (ou « donner le ton au sommet », de l’expression anglaise « set the tone at the top »).
Meilleures pratiques
Il existe presque autant de « recettes » éthiques que d’organisations. Chaque organisation, qu’elle soit publique, parapublique ou privée, peut aborder la question éthique et celle de la conformité d’une façon différente, au diapason avec sa culture d’entreprise, ses principes et valeurs, sa structure interne, les lois et règlements en vigueur dans le ou les pays où elle est active, sa dimension internationale (le cas échéant), ses partenaires, etc.
Un code d’éthique devrait au moins comprendre :
- La mission de l’organisme;
- Un énoncé des valeurs partagées par les membres de l’organisation;
- Les règles énonçant les comportements attendus en vertu de la mission et des valeurs partagées;
- Les mécanismes prévus pour faire respecter la mission, les valeurs et les règles du code d’éthique.
Nous avons répertorié diverses sections dans les codes d’éthique et de conduite d’organisations canadiennes et québécoises publiques, parapubliques et privées. Voici, à titre d’exemple, une liste non exhaustive (et non exclusive) de sections à y retrouver afin de vous inspirer lors de la rédaction ou de la révision du code d’éthique ou de conduite de votre organisation :
| Code d’éthique | Code de conduite |
|---|---|
| Énoncé de principe ou des valeurs | Objectifs |
| Gouvernance (ex. : responsabilité du personnel, rôle de la direction, de la ou du chef d’éthique et de la conformité, etc.) | Devoirs et obligations |
Comportements interdits et inacceptables
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Comportements interdits et inacceptables
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| Politique relative aux cadeaux, activités de divertissement, dons, services ou avantages | Protection des actifs |
| Gouvernements et lobbying | Confidentialité de l’information |
| Promotion d’un milieu de travail sain | Tenue vestimentaire |
| Respect des droits de la personne | Procédure lors d’absence pour cause de maladie |
| Respect de l’environnement | Hygiène et sécurité au travail |
| Respect des normes comptables | Protection et usage approprié des occasions d’affaires (ex. : propriété intellectuelle) |
| Engagement des parties prenantes et tierces | Médias sociaux |
| Divulgation de non-conformité au code (ex. : ligne de signalement éthique) | Communications publiques |
| Processus d’enquête (incluant une déclaration relative à l’absence de représailles) | Cybersécurité |
| Sections communes aux 2 | |
| Définitions | Champ d’application |
| Respect des lois et règlements | Imputabilité et conformité |
| Canaux de communication | Sanctions et mécanismes d’application |
| Annexes, le cas échéant | |
| Formulaire de déclaration d’adhésion au code d’éthique | |
| Formulaire de déclaration d’intérêts (ou d’absence de conflit d’intérêts) | |
| Formulaire de déclaration de cadeaux, d’activités de divertissement, de dons, de services ou d’avantages | |
Astuces de rédaction
Le code d’éthique de votre organisation est un document de référence, vivant, évolutif et utile en permanence au bon fonctionnement de celle-ci.
Voici 5 conseils pratiques pour le rédiger :
- Faites court, allez à l’essentiel. Si vous constatez que votre document risque d’être trop long, fractionnez-le en plusieurs sections. Et sachez résumer en une seule page les principes clés de votre code d’éthique.
- Évitez les phrases trop longues.
- Employez un vocabulaire accessible à tout le monde et évitez d’utiliser un jargon trop juridique. Votre vocabulaire doit être simple, mais efficace.
- Soyez concrètes ou concrets et pratiques. Évitez les généralités qui ne permettent pas toujours de se sentir concerné (ex. : déclarations d’intention, effets de toge, bons sentiments généraux).
- Adoptez une présentation simple, claire, aérée, facilitant la lecture (ex. : table des matières, usage de titres et polices appropriés).
Conclusion
Un code d’éthique – quel qu’en soit l’appellation – ne peut couvrir chaque situation susceptible de soulever une question ou une décision d’ordre éthique. Toutefois, ce code fixe pour le personnel, les dirigeantes ou dirigeants, les administratrices ou administrateurs une norme en regard de laquelle toutes les situations devraient pouvoir être évaluées.
Lors de la rédaction de votre code, il est important d’établir les attentes de l’organisation, les moyens qu’elle entend mettre en œuvre en matière d’éthique et de conformité, ainsi que les personnes clés pour mobiliser le personnel ainsi que les dirigeantes et dirigeants à adhérer aux principes et valeurs de l’organisation.
Publié par la Communauté Éthique et conformité de HEC Montréal
Novembre 2021
